Đội của bạn đã đưa ra một quyết định cách đây ba tháng. Một quyết định tốt. Mọi người đều đồng thuận, logic hợp lý, bạn đã tiến lên.

Câu hỏi nhanh: tại sao bạn quyết định như vậy?

Hai lựa chọn nào bạn đã từ chối? Rủi ro nào đã suýt khiến bạn thay đổi quyết định? Ai đã nêu ra điều đó?

Nếu bạn giống như hầu hết các đội, bạn không có ý tưởng gì. Quyết định vẫn tồn tại. Lý do biến mất ngay khi cuộc họp kết thúc.

Khoảng trống đó — giữa những lựa chọn mà một đội đưa ra và bất kỳ ghi chép nào về tại sao — có một cái tên. Đó là nợ quyết định. Và giống như người họ hàng của nó là nợ kỹ thuật, nó vẫn ẩn mình cho đến khi trở nên tốn kém.

Chi phí thực sự của quyết định nợ là gì

Khi lý do đằng sau một quyết định không được ghi lại, bạn sẽ phải trả giá cho điều đó sau này theo bốn cách:

• ✕Tái tố tụng. Sáu tháng sau, có người đặt câu hỏi về quyết định đó. Không ai nhớ được lý do ban đầu, vì vậy toàn bộ cuộc tranh luận lại diễn ra — từ đầu.
• ✕Đảo ngược. Một nhà lãnh đạo mới, không biết tại sao bạn chọn con đường này, "sửa chữa" nó — và đi thẳng vào vấn đề mà bạn đã giải quyết.
• ✕Thuế onboarding. Mỗi nhân viên mới đều phải đối mặt với hàng trăm quyết định mà không có lời giải thích. Họ hoặc là mù quáng tuân theo chúng hoặc mù quáng hủy bỏ chúng. Cả hai đều tốn kém.
• ✕Chính trị. Khi không có hồ sơ về ai đã quyết định điều gì và tại sao, công lao và trách nhiệm được gán cho dựa trên trí nhớ và âm lượng — chứ không phải sự thật. Cuộc tái cấu trúc ồn ào nhất sẽ chiến thắng.

Không cái nào trong số này xuất hiện trên một dòng ngân sách. Tất cả chúng đều là thật.

Số mà không ai tính toán

Hãy thử ước lượng sơ bộ — và coi đó chính xác là như vậy, một minh họa được xây dựng từ những giả định mà bạn có thể thay đổi.

Lấy một đội 10 người tham gia, giả sử, 8 giờ họp định hướng quyết định mỗi tuần. Giờ hãy giả định một cách thận trọng rằng 20% thời gian đó được dùng để thảo luận lại những vấn đề mà đội đã quyết định một lần, vì lý do không bao giờ được ghi chép lại.

Đó là khoảng ~1,6 giờ mỗi người mỗi tuần, ~16 giờ cho toàn đội, mỗi tuần. Trong một năm, với chi phí tính toán thậm chí là $75/giờ, bạn đã vượt qua $60,000 chỉ riêng cho việc làm lại — cho một đội nhỏ. Nếu mở rộng ra một phòng ban, con số đó sẽ tăng nhanh chóng.

Và đó chỉ là chi phí cho cuộc họp. Nó không tính đến những sự đảo ngược xấu, ký ức thể chế bị mất, hoặc những quyết định lặng lẽ trở nên tồi tệ hơn vì bài học lần trước đã bị quên.

Tại sao chúng tôi không sửa nó

Bởi vì trong khoảnh khắc, việc ghi lại lý do cảm thấy như một gánh nặng. Quyết định đã được đưa ra, mọi người đã đồng thuận, cuộc họp đã kéo dài — ai muốn dừng lại và viết xuống tại sao?

Vì vậy, chúng tôi không làm vậy. Chúng tôi nắm bắt được cái gì (đôi khi) và để cho tại sao — phần thực sự có giá trị — biến mất.

Đó là một cái bẫy cổ điển giữa ngắn hạn và dài hạn: bỏ qua nó tiết kiệm năm phút hôm nay nhưng tốn năm giờ vào quý sau. Mỗi quý. Mãi mãi.

Hình ảnh của việc "sửa chữa nó" trông như thế nào

Bạn không cần sự quan liêu. Bạn cần quyết định và lý do của nó để sống sót qua cuộc họp dưới dạng mà mọi người có thể tìm thấy sau này:

• ✓Quyết định — một câu rõ ràng.
• ✓Các lựa chọn được xem xét — và lý do tại sao chúng thất bại.
• ✓Các lập luận chính — những điểm ủng hộ và phản đối thực sự, không phải là một tóm tắt đã được làm sạch.
• ✓Chủ sở hữu và ngày tháng.

Ghi lại điều đó, ở đâu đó có thể nhìn thấy và tìm kiếm, và nợ quyết định ngừng tích lũy. Sáu tháng sau, khi ai đó hỏi "tại sao chúng ta lại làm theo cách này?", câu trả lời ngay ở đó — và đội ngũ xây dựng dựa trên suy nghĩ trong quá khứ của mình thay vì lặp lại nó.

Đó là toàn bộ ý tưởng đằng sau việc coi quyết định nhóm như một thứ bạn ghi lại và xem lại, chứ không phải là thứ bạn làm một lần rồi quên đi. Những đội ngũ làm điều này không chỉ quyết định nhanh hơn. Họ quyết định một lần — điều này chính xác là nội dung của phần tiếp theo.

Vậy: bạn có thể cho biết một quyết định nào mà đội của bạn đã đưa ra mà bạn không còn có thể giải thích lý do đằng sau — mặc dù bạn vẫn đang sống với nó?