Ada satu frasa yang anda telah dengar dalam seratus mesyuarat. Anda mungkin telah mengatakannya sendiri.

"Mari kita bincangkan ini secara peribadi."

Ia kedengaran bertanggungjawab. Efisien, malah — seolah-olah anda melindungi masa semua orang dan memajukan perkara. Tetapi perhatikan apa yang sebenarnya berlaku seterusnya.

Tiada.

Keputusan tidak dibuat. Ia hanya meninggalkan bilik — tanpa pemilik, tanpa tarikh akhir, dan tanpa rekod tentang apa yang sedang diputuskan. Ia melayang ke dalam perbualan di koridor dan DM satu lawan satu, dan tiga minggu kemudian seseorang bertanya "tunggu, apa yang berlaku dengan itu?" dan tiada siapa yang benar-benar tahu.

"Let's take this offline" adalah tempat keputusan mati. Dan kebanyakan pasukan tidak tahu berapa banyak ia membebankan mereka.

Apa yang sebenarnya berlaku

Apabila keputusan dipindahkan "ke luar talian," tiga perkara hilang sekaligus:

• ✕Alasan — hujah-hujah sebenar untuk dan menentang, secara ringkas hadir di dalam bilik, menguap. Tiada siapa yang mencatatnya.
• ✕Keterlihatan — pilihan kini dibuat secara peribadi, oleh sesiapa yang mengikuti dengan lebih keras, bukan oleh sesiapa yang mempunyai kes terbaik.
• ✕Memori — enam bulan kemudian, apabila keputusan dipersoalkan, tiada rekod tentang mengapa ia dibuat. Jadi ia dibicarakan semula dari awal.

Mesyuarat itu terasa produktif. Anda "membuat kemajuan." Tetapi anda tidak memutuskan apa-apa — anda hanya memindahkan keputusan ke bilik yang lebih gelap.

Mengapa kami melakukannya

"Jom bawa ini ke luar talian" jarang sekali berkaitan dengan kecekapan. Biasanya ia adalah penghindaran yang mengenakan kostum produktiviti.

• •Ada perbezaan pendapat di dalam bilik, dan menyelesaikannya secara terbuka terasa tidak selesa, jadi kami menangguhkannya.
• •Seseorang senior tidak pasti, dan tiada siapa yang mahu mendesak.
• •Kami ingin kelihatan tegas ("jangan kita terperangkap dalam hal ini") sementara sebenarnya menangguhkan keputusan sepenuhnya.

Ingatkah anda tentang keharmonian palsu yang menjatuhkan Challenger? Ini adalah sepupu sehari-harinya. Kita salah menganggap ketiadaan konflik yang jelas sebagai keselarasan — padahal sebenarnya kita hanya bersetuju untuk tidak bersetuju di tempat yang kurang bertanggungjawab.

Bil yang tersembunyi

Satu "mari kita bincangkan ini secara peribadi" adalah murah. Pola ini sangat mahal:

• ✕Keputusan dipertikaikan berulang kali, kerana tiada siapa yang merekodkan alasan pada kali pertama.
• ✕Suara yang paling kuat atau paling berterusan menang dalam susulan luar talian — bukan hujah yang terbaik.
• ✕Idea baik dari orang yang lebih pendiam hilang, kerana keputusan sebenar berlaku di saluran sampingan yang mereka tidak terlibat.
• ✕Tiada siapa yang boleh menjawab "kenapa kita memutuskan ini?" — jadi pasukan tidak dapat belajar dari pilihan mereka sendiri.

Kalikan itu sepanjang setahun mesyuarat dan anda tidak melihat satu keanehan komunikasi. Anda melihat cukai perlahan yang tidak kelihatan pada setiap keputusan penting yang dibuat oleh pasukan anda.

Penyelesaiannya bukan "berhenti mengambil perkara secara dalam talian"

Kadang-kadang, sesuatu topik benar-benar memerlukan lebih banyak masa, lebih banyak data, atau lebih sedikit orang. Menangguhkan tidak selalu salah.

Apa yang salah adalah menangguhkan ke dalam void. Penyelesaiannya adalah memastikan bahawa apabila keputusan meninggalkan bilik, ia meninggalkan dengan struktur yang dilampirkan:

• ✓Seorang pemilik — seorang yang dinamakan bertanggungjawab untuk panggilan tersebut.
• ✓Tarikh akhir — apabila keputusan akan dibuat.
• ✓Hujah-hujah yang ditangkap — sebab-sebab sebenar untuk dan menentang, ditulis di tempat yang semua orang boleh melihatnya.
• ✓Sebuah rumah yang jelas — tempat di mana keputusan dan alasannya tinggal, bukannya tersebar di DM.

Perhatikan apa yang itu semua tambahkan: lawan kepada "offline." Ia menjadikan keputusan, dan pemikiran di sebaliknya, jelas — jadi hujah terbaik menang secara terbuka, dan pasukan boleh melihat kembali kemudian dan melihat dengan tepat bagaimana ia sampai ke situ.

Prinsip itu — keputusan yang baik dibuat dalam terang, bukan di saluran sampingan — adalah seluruh sebab pembuatan keputusan yang terstruktur dan didokumentasikan mengatasi perbincangan di koridor. Ia adalah perbezaan antara pasukan yang membuat keputusan sekali dan pasukan yang membuat keputusan yang sama lima kali.

Jadi: apakah keputusan yang "diambil secara luar talian" oleh pasukan anda baru-baru ini yang masih belum dibuat? Ia mungkin tersimpan di dalam DM di suatu tempat.